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Vault PromoMats Outsourcing

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Analoge Starthilfe für die Digitalisierung

Kommerzielle Inhalte unterliegen in der Pharmaindustrie einem strengen Prüf- und Freigabeprozess. Cloud-Computing-Lösungen versprechen ein umfassendes Content Management für mehr Produktivität und Compliance entlang der globalen, digitalen Lieferkette. Die tägliche Praxis zeigt: Ohne die Ressource Mensch geht es nicht. Denn die medizinisch-wissenschaftliche Referenzierung von Dokumenten bleibt eine Tätigkeit, für die Fachwissen und Erfahrung unverzichtbar bleiben.

Ob Slide Decks, Websites oder Hand-Outs – Pharmaunternehmen müssen Werbe- und Informationsmaterialien für unterschiedlichste Zielgruppen oft innerhalb kürzester Zeit bereitstellen. Der interne Freigabeprozess soll sicherstellen, dass die Informationen nach medizinischen, rechtlichen und behördlichen Aspekten für die Verwendung vollständig
belegt und korrekt sind.

Zugunsten eines cleveren Kreativkonzepts oder einer griffigen Copy kann die medizinisch-wissenschaftliche Perspektive jedoch zunächst in den Hintergrund treten. Während der Frühphase der Materialerstellung ist der Spielraum für Ungenauigkeiten und Unstimmigkeiten in den Referenzen daher erfahrungsgemäß hoch. Falsche wissenschaftliche Schlussfolgerungen, Fehlinterpretationen und die Verallgemeinerung von Ergebnissen sind ein typisches Beispiel. Fehler bei der Referenzierung gehören zu den häufigen Gründen für die Ablehnung von Materialien bei der Überprüfung und Verzögerungen der Freigabe. Die Extrarunde droht, die Deadline rückt näher.

Referenzieren bleibt Handarbeit

Cloud-basierte Compliance-Softwarelösungen bieten Unternehmen eine kontrollierte Umgebung zur Zusammenarbeit zwischen den Beteiligten über Fachabteilungen und Standorte in aller Welt. Der administrative Aufwand für Autoren und Prüfer von Inhalten wird geringer, täuscht aber darüber hinweg, dass die manuelle Überprüfung von Verweisen eine zeitaufwändige Tätigkeit für das medizinische Team bleibt. Das Referenzieren von Pressemitteilungen oder Sonderproduktionen mit einzigartigen, speziellen Inhalten erfordert mehr Fingerspitzengefühl und nimmt oft mehr Zeit in Anspruch, als es die personellen Kapazitäten erlauben.

Outsourcing für Konsistenz von Botschaften

Eine wichtige Grundlage für konsistente Botschaften ist die Pflege genehmigter Referenzdokumente wie zum Beispiel wissenschaftlicher Originalveröffentlichungen oder Berichte in einer zentralen Datenbibliothek. Die routinemäßige Aktualisierung der Referenzen spart Zeit, zumal dieselbe Referenz oft für mehrere Materialien benötigt wird. Hier ist Potenzial für das Outsourcing gegeben.

Systemfunktionen umfassend nutzen

In der Komplettlösung Vault PromoMats muss nicht jede Referenz händisch überprüft werden. Wenn wir die Referenzierung für einen Kunden übernehmen, sehen wir oft, dass eine zentrale Funktion im Alltag ungenutzt bleibt: Die Definition von Kernaussagen, sogenannter Core Claims, auf Basis weniger, redundanter Quellen. Werden diese essenziellen Formulierungen einmal festgelegt und freigegeben, können sie einmalig im System implementiert und wiederverwendet werden. Hier hat sich das Outsourcing als doppelter Vorteil erwiesen. Einerseits werden die eigenen Personalressourcen geschont, andererseits trägt der von Alltagsroutine ungetrübte Blick des externen Dienstleisters auf die eigenen Dokumente nochmals zur Qualitätssicherung bei. Die Implementation von Core Claims ermöglicht darüber hinaus ein halbautomatisches Referenzieren. Im Fall von neuen Daten oder juristischen Auflagen können erforderliche Änderungen von Claims und ihren Verknüpfungen schneller umgesetzt werden und Autoren wie Prüfern weitere Entlastung bringen.

Autor

Dr. Michael Wenzel, Medical Director
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